RODO

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych – RODO

Szanowni Państwo,
25 maja 2018 r. wchodzi w życie Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (zwane powszechnie RODO). Celem RODO jest ujednolicenie zasad przetwarzania danych osobowych w Unii Europejskiej. Ochrona danych osobowych dotyczy osób fizycznych.

W toku naszej działalności, np. zawierając i wykonując umowy czy prowadząc działania marketingowe, przetwarzamy dane osobowe osób fizycznych. Jako administrator danych osobowych chcielibyśmy poinformować Państwa o zasadach przetwarzania danych, m.in. w jakim celu je przetwarzamy, komu je przekazujemy, jak długo będziemy je przetwarzać. Informujemy również o prawach, które przysługują osobom w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

I.Administrator danych osobowych
II.Cele i podstawy przetwarzania
III.Prawo do sprzeciwu
IV.Okres przechowywania danych
V.Odbiorcy danych, czyli komu przekazujemy Państwa dane?
VI.Źródło pochodzenia danych
VII.Pozostałe informacje
VIII.Prawa osób, których dane dotyczą

I. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest firma TERRI z siedzibą w Konstantynowie Łódzkim.

Można się z nami skontaktować

II. Cele i podstawy przetwarzania

W związku z prowadzoną przez nas działalnością przetwarzamy dane osobowe różnych podmiotów. W celu przekazania Państwu jak najbardziej przejrzystej informacji, pogrupowaliśmy te informacje odnosząc się do kategorii podmiotów, których dane przetwarzamy.

A. Osoby fizyczne wpisane do CEIDG, które pozostają w relacji biznesowej z TERRI

Przetwarzamy dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG, którzy są naszymi kontrahentami (klientami, dostawcami, usługodawcami) lub potencjalnymi kontrahentami.

Jakie dane przetwarzamy?

Dane identyfikacyjne i kontaktowe (takie jak imię i nazwisko, firma, numer NIP i REGON, numer telefonu i faxu, adres e-mail), historia zamówień i kontaktów z TERRI, jak również dane dotyczące wiarygodności płatniczej kontrahenta (o ile zaistnieje potrzeba zebrania takich danych)

Jaki jest cel i podstawa przetwarzania danych?

zawarcie i wykonanie umowy (podstawa przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

ustalenie lub dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami (podstawa przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes);

wykonanie ciążących na nas obowiązków prawnych, np. wystawianie i przechowywanie faktur (podstawa przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

ocena wiarygodności płatniczej w związku z zawarciem i wykonaniem umowy, o ile zajdzie taka potrzeba (podstawa przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes);

w celach marketingowych (podstawa przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes). Jeśli określone działania marketingowe będą wymagać zgody wynikającej z odrębnych przepisów, działania te będziemy wykonywać na podstawie Państwa zgody.

B. Osoby, które są pracownikami lub przedstawicielami naszych kontrahentów

Pozostając w relacji biznesowej z kontrahentami, przetwarzamy dane ich pracowników lub przedstawicieli, koniecznie m.in. do bieżącego kontaktu i realizacji naszych obowiązków umownych.

Jakie dane przetwarzamy?

Podstawowe dane identyfikacyjne i służbowe dane kontaktowe (takie jak imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu i faxu, adres e-mail) oraz historia kontaktów z TERRI

Jaki jest cel i podstawa przetwarzania danych?

zawarcie i wykonanie umowy z naszym kontrahentem, którego są Państwo pracownikiem lub przedstawicielem (podstawa przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes);

wykonanie ciążących na nas obowiązków prawnych, np. wystawianie i przechowywanie faktur (podstawa przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

w celach marketingowych (podstawa przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes). Jeśli określone działania marketingowe będą wymagać zgody wynikającej z odrębnych przepisów, działania te będziemy wykonywać na podstawie Państwa zgody.

C. Osoby, które nabywają nasze produkty lub usługi jako konsumenci

Jakie dane przetwarzamy?

Podstawowe dane identyfikacyjne i kontaktowe (takie jak imię i nazwisko, numer telefonu i faxu, adres e-mail oraz numer PESEL w przypadku konieczności wystawienia faktury) oraz historia kontaktów z TERRI

Jaki jest cel i podstawa przetwarzania danych?

zawarcie i wykonanie umowy (podstawa przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

ustalenie lub dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami (podstawa przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes);

wykonanie ciążących na nas obowiązków prawnych, np. wystawianie i przechowywanie faktur (podstawa przetwarzania – art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

D. Osoby wypełniające formularze na stronie www

Przetwarzamy dane osób, które wypełniają formularze dostępne na naszej stronie www (np. formularz do kontaktu, formularze zapisu na akcje promocyjne). Szczegółowe informacje znajdą Państwo w Polityce Prywatności Strony Internetowej i Plików Cookies.

E. Kandydaci do pracy w TERRI

Przetwarzamy dane kandydatów do pracy, którzy wezmą udział w procesie rekrutacyjnym prowadzonym poprzez naszą stronę internetową. Szczegółowe informacje znajdą Państwo w linkach w ofertach pracy umieszczonych w zakładce „Praca w TERRI”.

III. Prawo do sprzeciwu

Działania marketingowe

Staramy się, aby nasze działania marketingowe były jak najmniej uciążliwe i żeby nasi odbiorcy otrzymywali tylko te informacje, które mogą ich zainteresować, np. zaproszenia na szkolenia, targi, lub inne imprezy branżowe, informacje o akcjach promocyjnych czy bezpłatny katalog produktów. Jeśli jednak nie będą Państwo zainteresowani otrzymywaniem od nas treści marketingowych, w każdej chwili mogą Państwo złożyć sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingowych. W przypadku wniesienia takiego sprzeciwu, przestaniemy przetwarzać dane w tym celu.

Pozostałe sytuacje

W szczególnych sytuacjach mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych, jeśli podstawą przetwarzania przez nas danych jest nasz prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, przestaniemy przetwarzać dane osobowe w tych celach, chyba że wykażemy, że:

istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub

dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

IV. Okres przechowywania danych

Dane do celów zawarcia i wykonania umowy, jak również dotyczące ewentualnych roszczeń, będziemy przetwarzać do momentu wykonania umowy, rozliczenia wzajemnych zobowiązań oraz przez okres przedawnienia właściwy dla rodzaju zawartej umowy, a także do 1 roku po upływie terminu przedawnienia (na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili i oczekiwania na doręczenie pozwu przez sąd).

W przypadku zawarcia z TERRI umów, które są ze sobą powiązane (np. umowa nabycia urządzenia oraz umowa serwisu tego urządzenia), będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe do momentu upływu okresu przechowywania danych odnoszącego się do ostatniej z tych umów. Usunięcie danych dotyczących np. zakupu urządzenia, podczas gdy wykonywana jest umowa serwisu tego urządzenia, mogłoby utrudnić lub uniemożliwić świadczenie naszych usług.

W przypadku gdy negocjowaliśmy z Państwem umowę, ale nie doszło do jej zawarcia, będziemy przechowywać dane osobowe przez 5 lat od daty ważności oferty.

Dane do celów wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych będą przechowywane przez czas wymagany przepisami prawa, np. Ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej.

Dane w celu oceny wiarygodności płatniczej kontrahentów, o ile takie dane w ogóle zostaną przez nas zebrane, będą przechowywane do momentu wywiązania się przez kontrahenta z jego zobowiązań.

Upływ okresu przechowywania danych do celów zawarcia i wykonania umowy, czy też wynikający z przepisów prawa, nie wyklucza możliwości przetwarzania Państwa danych osobowych dla potrzeb marketingu bezpośredniego naszych produktów i usług.

Dane do celów marketingowych będziemy przetwarzać do czasu, aż zgłoszą Państwo sprzeciw, cofną Państwo zgodę (jeśli dane przetwarzaliśmy na podstawie zgody), lub otrzymamy informację, że Państwa dane są nieaktualne, np. że nie prowadzą już Państwo działalności.

V. Odbiorcy danych – czyli komu przekazujemy Państwa dane?

Państwa dane osobowe mogą zostać ujawnione osobom, które są upoważnione przez nas do przetwarzania danych w ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych.

Państwa dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi niezbędne do wykonania umowy, np. kurierzy, przewoźnicy, banki.

Do danych mogą mieć również dostęp podmioty świadczące na naszą rzecz obsługę IT, podmioty świadczące nam usługi doradcze, pomoc prawną, obsługę księgową i podatkową, oraz profesjonalnego niszczenia dokumentacji i innych nośników danych.

W zakresie działań marketingowych do danych może mieć dostęp podmiot profesjonalny, który na nasze zlecenie i w naszym imieniu wysyła korespondencję pocztą lub faksem.

Państwa dane osobowe nie są udostępniane odbiorcom danych spoza EOG (obszar obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).

W przypadku zamiaru udostępnienia Państwa danych poza EOG, zostanie Państwu przekazana stosowna informacja.

VI. Źródło pochodzenia danych

Dane osobowe, które przetwarzamy, otrzymujemy bezpośrednio od Państwa. Innym źródłem danych może być nasz kontrahent (np. dealer czy leasingodawca), strona internetowa lub publiczne rejestry np. CEIDG.

Jeśli dane osobowe otrzymaliśmy bezpośrednio od Państwa, to wskazujemy, że podanie tych danych jest dobrowolne, ale jest potrzebne do zawarcia i wykonania umów lub prowadzenia działań marketingowych.

VII. Pozostałe informacje

Aby uniknąć ryzyka braku płatności ze strony naszych kontrahentów, możemy w niektórych przypadkach sprawdzać wiarygodność płatniczą kontrahentów w biurach informacji gospodarczej.

Przetwarzając dane nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany, w szczególności nie dokonujemy profilowania. Innymi słowy, decyzji nie podejmuje za nas oprogramowanie, które w sposób automatyczny analizowałoby czy oceniałoby Państwa dane.

VIII. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Państwu:

prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;

prawo do usunięcia danych, jeżeli Państwa zdaniem nie ma podstaw do tego, żebyśmy je przetwarzali;

prawo ograniczenia przetwarzania danych – mogą Państwo żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Państwem działań, jeżeli Państwa zdaniem mamy nieprawidłowe dane lub przetwarzamy je bezpodstawnie, lub jeśli nie chcą Państwo, żebyśmy je usunęli, bo są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub na czas wniesionego przez Państwa sprzeciwu względem przetwarzania danych;

prawo do przenoszenia danych;

prawo cofnięcia zgody (jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody);

prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (por. punkt III powyżej);

prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

W celu wykonania Państwa praw prosimy o skierowanie żądania pod adresem e-mail terri@terri.com.pl. Prosimy pamiętać, że przed realizacją Państwa uprawnień będziemy musieli zidentyfikować Państwa tożsamość.